La nueva revolución tecnológica: Razones por las que iniciativas RPA fracasan

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Poco a poco estamos viendo más y más historias de éxito en las cuales RPA está siendo fundamental en cómo se automatizan procesos, liberando recursos para enfocarlos a actividades de valor.

A nivel global, la mayoría de las empresas están mostrando un interés activo en RPA o incluso ya están ejecutando iniciativas y proyectos de implementación; y con toda le euforia que estamos viendo alrededor del tema, pareciera que no habría razones por las cuales los proyectos RPA no puedan ser exitosos.

Sin embargo, las hay:

1.      Selección de Procesos a automatizar

La correcta y temprana selección de procesos es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de automatización. La presión de resolver problemas críticos o el enfoque de usar RPA como solución a todos los retos de productividad resultará en soluciones inestables y con muy poco beneficio real.

Someter los procesos candidatos a un análisis inicial a través de reglas bien definidas, incluyendo aspectos de negocio, así como factores tecnológicos, será fundamental para el éxito y realización de los beneficios esperados.

La definición e implementación de un proceso de selección ayuda a determinar la viabilidad, los beneficios y prioridades, y asegura una temprana mitigación de riesgos. Otro factor de éxito será que el proceso permitirá re-priorizar implementaciones de forma controlada y siempre según criterios de negocio para poder hacer frente a cambios de forma oportuna y considerar el hecho que se identificarán oportunidades de forma incremental o iterativa.

“Define el proceso de selección para identificar riesgos de forma temprana.”

2.      Diseño de Robots

Aunque pudiera parecer que debido a la naturaleza de RPA los robots no estén sujetos a mejoras prácticas de diseño (simplemente replica lo que hace el usuario, no cambia el proceso, etc.) unas consideraciones un poquito más detalladas indicarán lo contrario.

La omisión de considerar mejores prácticas durante la construcción de un robot podrá ahorrar esfuerzo y costos para las primeras implementaciones, pero resultará en esfuerzo y costos adicionales muy pronto en las siguientes, y en el peor de los casos, en el fracaso de la iniciativa.

Las principales reglas de diseño no deberían de ser diferentes a las que se consideran para cualquier metodología de automatización: Trazabilidad, Mantenibilidad, Escalabilidad y Reutilización. Cuatro factores que determinarán el éxito a mediano y largo plazo, entre otros.

“Considera soluciones para el futuro y no limitadas a una simple reproducción de actividades.”

3.      Liderazgo en la Automatización con RPA

Hace un par de años, las iniciativas RPA se impulsaban y ejecutaban en áreas aisladas sin mayor involucramiento estratégico o técnico. Al fin, la tecnología RPA es no intrusiva y no requiere de cambios a los sistemas existentes. Los resultados fueron prometedores, pero los beneficios a gran escala necesitan de un enfoque y liderazgo estratégico.

Un reto importante será establecer el liderazgo para la automatización a través de RPA. Se requiere de un liderazgo fuerte, dedicado y tecno-funcional, que gestione la integración de los equipos de negocio, de mejora continua y de implementación.

Debido a la naturaleza de las iniciativas será importante establecer un comité directivo interdisciplinario y poner en marcha un Centro de Excelencia RPA (CoE), que pueda cubrir todos los aspectos de negocio y al mismo tiempo comprender y considerar conceptos tecnológicos durante el diseño y las implementaciones de robots.

Una gran variedad de aspectos tendrán que ser considerados y coordinados; desde la interacción con equipos de gestión del cambio, hasta las directrices de seguridad de información.

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